Σας ευχαριστούμε που επισκεφθήκατε την ιστοσελίδα της Ένωσης Ελληνίδων Γυναικών του Καφέ, η οποία αποτελεί το ελληνικό παράρτημα της International Women’s Coffee Alliance(IWCA)(εφ’ εξής: «η Ένωση»).
1. Εισαγωγή
Η Ένωση σέβεται και προστατεύει τα προσωπικά δεδομένα των φυσικών προσώπων,
σύμφωνα με τον Κανονισμό (ΕΕ) 2016/679 (GDPR / ΓΚΠΔ), καθώς και την ισχύουσα
ελληνική νομοθεσία για την προστασία προσωπικών δεδομένων.
Δεδομένα Προσωπικού Χαρακτήρα είναι κάθε πληροφορία που αναφέρεται σε φυσικά
πρόσωπα των οποίων η ταυτότητα είναι γνωστή ή μπορεί να εξακριβωθεί (εφεξής
«Προσωπικά Δεδομένα»).
«Υποκείμενο Προσωπικών Δεδομένων» είναιτο φυσικό πρόσωπο, για το οποίο ο
υπεύθυνος επεξεργασίας συλλέγει και επεξεργάζεται προσωπικά δεδομένα (εφεξής: «το
υποκείμενο»).
«Υπεύθυνος επεξεργασίας» είναι το φυσικό ή νομικό πρόσωπο, η δημόσια αρχή, η
υπηρεσία ή άλλος φορέας που, μόνος ή από κοινού με άλλους, καθορίζει τους σκοπούς και
τον τρόπο της επεξεργασίας δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα (στην παρούσα Πολιτική
Δεδομένων ορίζεται συγκεκριμένος Υπεύθυνος Επεξεργασίας).
Η παρούσα πολιτική παρέχει ενημέρωση σχετικά με την επεξεργασία προσωπικών
δεδομένων των μελών, των αιτούντων συμμετοχή σε δράσεις, καθώς και κάθε φυσικού
προσώπου που συναλλάσσεται με την Ένωση.Με την επιφύλαξη ειδικών προβλέψεων της
παρούσας Πολιτικής, καμία προσωπική πληροφορία δεν αποτελεί αντικείμενο ενοικίασης,
πώλησης, δημόσιας ανάρτησης ή κοινοποίησης σε άλλες εταιρείες, οργανισμούς ή
ιστοσελίδες.
2. Υπεύθυνος Επεξεργασίας
Υπεύθυνος επεξεργασίας είναι η Ένωση, email: hello@iwcagreece.org
3. Κατηγορίες Προσωπικών Δεδομένων
Η Ένωση ενδέχεται να επεξεργάζεται, κατά περίπτωση, τις ακόλουθες κατηγορίες
προσωπικών δεδομένων:
Στοιχεία ταυτοποίησης και επικοινωνίας (ονοματεπώνυμο, τηλέφωνο, email,
διεύθυνση)
Επαγγελματική ιδιότητα και συναφή στοιχεία
Δεδομένα που αφορούν την απόκτηση και διατήρηση της ιδιότητας μέλους της
Ένωσης, συμπεριλαμβανομένων των στοιχείων που τηρούνται στο Μητρώο Μελών
της Ένωσης, καθώς και των στοιχείων που περιλαμβάνονται σε εξουσιοδοτήσεις ή
λοιπά έγγραφα εκπροσώπησης των μελών
Δεδομένα που αφορούν τη συμμετοχή σε προγράμματα ή δράσεις της Ένωσης,
συμπεριλαμβανομένων στοιχείων αιτήσεων, επιλεξιμότητας και σχετικών
δικαιολογητικών εγγράφων (όπως στοιχεία καθεστώτος νόμιμης διαμονής και
συμμετοχής σε προγράμματα και δράσεις)
Δεδομένα που παρέχονται οικειοθελώς, συμπεριλαμβανομένων των στοιχείων που
περιλαμβάνονται σε βιογραφικά σημειώματα
4. Σκοποί επεξεργασίας
Τα προσωπικά δεδομένα ενδέχεται να υποβάλλονται κατά περίπτωση σε επεξεργασία για
τους ακόλουθους σκοπούς:
● διαχείριση της σχέσης μέλους με την Ένωση καθώς και για τη συμμετοχή σε
συνεδριάσεις και διαδικασίες λήψης αποφάσεων της Ένωσης,
συμπεριλαμβανομένης της χρήσης ηλεκτρονικών μέσων και συστημάτων
ψηφοφορίας
● επικοινωνία με τα μέλη σχετικά με τις δραστηριότητες, εκδηλώσεις και σκοπούς της
Ένωσης στο πλαίσιο της λειτουργίας της, καθώς και αποστολή ενημερωτικών
δελτίων (newsletters) και λοιπών ηλεκτρονικών επικοινωνιών, σύμφωνα με την
ισχύουσα νομοθεσία
● αξιολόγηση αιτήσεων συμμετοχής
● συμμετοχή σε εκπαιδευτικά προγράμματα και δράσεις της Ένωσης
● αξιολόγηση της αποτελεσματικότητας και του κοινωνικού αποτυπώματος
προγραμμάτων (π.χ. μέσω μεθοδολογιών Social Return on Investment – SROI), στο
πλαίσιο των συμβατικών και εννόμων υποχρεώσεων της Ένωσης έναντι
συνεργαζόμενων φορέων ή χρηματοδοτών
● επικοινωνία με αιτούντες και συμμετέχοντες
● διαδικασίες πιστοποίησης
● επαλήθευση επιλεξιμότητας συμμετοχής, συμπεριλαμβανομένης, όπου απαιτείται,
της διασταύρωσης συμμετοχής σε άλλα προγράμματα
● υποστήριξη επαγγελματικής ένταξης, κατόπιν συγκατάθεσης
● συμμόρφωση με νομικές και διοικητικές υποχρεώσεις
5. Τρόποι συλλογής των προσωπικών δεδομένων
Τα Προσωπικά Δεδομένα συλλέγονται ενδεικτικά με τους ακόλουθους τρόπους, τόσο μέσω
ψηφιακών συστημάτων ή/και ηλεκτρονικών πλατφορμών όσο και στο πλαίσιο της φυσικής
υλοποίησης των προγραμμάτων:
Απευθείας από το υποκείμενο ή το εξουσιοδοτημένο από αυτό πρόσωπο, μέσω
εντύπων
ηλεκτρονικού ταχυδρομείου
τηλεφωνικών κλήσεων
παντός είδους σύμβασης που τυχόνυπογράφεται με την Ένωση
εκδήλωσης ενδιαφέροντος από μέρους του παρέχοντος για τυχόν σύναψη
σύμβασηςμε την Ένωση
των εξουσιοδοτημένων μελώντης Ένωσης
ηλεκτρονικής υποβολής των προσωπικών στοιχείων για την απόκτηση της ιδιότητας
του μέλους της Ένωσης
της φόρμας επικοινωνίας που είναι αναρτημένη στην ιστοσελίδα της Ένωσης.
της εγγραφής στο newsletter της Ένωσης
Η Ένωση συλλέγει προσωπικά δεδομένα ειδικών κατηγοριών («ευαίσθητα δεδομένα»)
μόνο όταν τα υποκείμενα παρέχουν τα δεδομένα αυτά οικειοθελώς και έχουν παράσχει
ρητή συγκατάθεση για την επεξεργασία τους ή όταν η επεξεργασία είναι αναγκαία για
λόγους ουσιώδους δημόσιου συμφέροντος, σύμφωνα με την ισχύουσα νομοθεσία, ή για
την εκπλήρωση υποχρεώσεων και την άσκηση ειδικών δικαιωμάτων της Ένωσης ή των
υποκειμένων στο πλαίσιο υλοποίησης προγραμμάτων.
Προσωπικά δεδομένα ειδικών κατηγοριών («ευαίσθητα δεδομένα») είναιιδίως τα
δεδομένα που αφορούν στη φυλετική ή εθνικήπροέλευση, στα πολιτικά φρονήματα, στις
θρησκευτικές ή φιλοσοφικέςπεποιθήσεις, στη συμμετοχή σε συνδικαλιστική οργάνωση,
στην υγεία, στηνκοινωνική πρόνοια και στην ερωτική ζωή, στα σχετικά με ποινικές διώξεις
ήκαταδίκες, καθώς και στη συμμετοχή σε συναφείς με τα ανωτέρω ενώσειςπροσώπων.
Κατά περίπτωση, η Ένωση ενδέχεται να ζητήσει την προσκόμιση δικαιολογητικών
εγγράφων για την επαλήθευση των ανωτέρω στοιχείων. Στα ανωτέρω μπορεί να
περιλαμβάνεται και η προσκόμιση εγγράφων που αποδεικνύουν το καθεστώς νόμιμης
διαμονής και επιλεξιμότητας συμμετοχής σε προγράμματα ή δράσεις.
6. Συγκατάθεση και ανάκλησή της
Η επεξεργασία των προσωπικών δεδομένων πραγματοποιείται σύμφωνα με τις νομικές
βάσεις που αναφέρονται κατωτέρω στην παρούσα πολιτική.
Σε περιπτώσεις όπου η επεξεργασία βασίζεται στη συγκατάθεση του υποκειμένου, αυτή
μπορεί να ανακληθεί οποτεδήποτε με επικοινωνία με την Ένωση στο ανωτέρω email.
7. Αρχές επεξεργασίας των Προσωπικών Δεδομένων
Η επεξεργασία πραγματοποιείται σύμφωνα με τιςακόλουθες αρχές:
● νομιμότητας, αντικειμενικότητας και διαφάνειας
● περιορισμού σκοπού
● ελαχιστοποίησης δεδομένων
● ακρίβειας
● περιορισμού περιόδου αποθήκευσης
● ακεραιότητας και εμπιστευτικότητας
8. Νομικές βάσεις επεξεργασίας
Η επεξεργασία των προσωπικών δεδομένων πραγματοποιείται σύμφωνα με το άρθρο 6
παρ. 1 του Κανονισμού (ΕΕ) 2016/679 (GDPR / ΓΚΠΔ) καιβασίζεται κατ’ αρχήν και
ενδεικτικάστις ακόλουθες νομικές βάσεις:
• στη συναίνεση του υποκειμένου στην επεξεργασία των προσωπικών δεδομένων για
έναν ή περισσότερους συγκεκριμένους σκοπούς (άρθρο 6 παρ. 1 στοιχ. α΄GDPR /
ΓΚΠΔ)
• στην εκτέλεση σύμβασης ή λήψη μέτρων κατόπιν αιτήματος του υποκειμένου πριν
από τη σύναψη σύμβασης (άρθρο 6 παρ. 1 στοιχ. β΄GDPR / ΓΚΠΔ)
• στην αναγκαιότητα της επεξεργασίας για συμμόρφωση με έννομη υποχρέωση του
υπεύθυνου επεξεργασίας (άρθρο 6 παρ. 1 στοιχ. γ΄GDPR / ΓΚΠΔ)
• στην αναγκαιότητα της επεξεργασίας για τους σκοπούς των εννόμων συμφερόντων
της Ένωσης (άρθρο 6 παρ. 1 στοιχ. στ΄GDPR / ΓΚΠΔ), ιδίως για τους σκοπούς της
εύρυθμης λειτουργίας, διοίκησης και επικοινωνίας με τα μέλη και τους
συμμετέχοντες σε προγράμματα ή δράσεις της Ένωσης
Η επεξεργασία δεδομένων στο πλαίσιο ηλεκτρονικών επικοινωνιών (όπως αποστολή
ενημερωτικών δελτίων – newsletters – και χρήση cookies) διενεργείται σύμφωνα και με τις
διατάξεις του Ν. 3471/2006, όπως ισχύει.
9. Αποθήκευση – Ασφάλεια των Προσωπικών Δεδομένων
H Ένωση έχει λάβει τα κατάλληλα τεχνικά και οργανωτικά μέτρα για την διαφύλαξη της
ασφάλειας και την προστασία των Προσωπικών Δεδομένων με στόχο την ασφαλή
αποθήκευση των Προσωπικών Δεδομένων και την αποτροπή τυχαίας απώλειας ή
καταστροφής και μη εξουσιοδοτημένης ή/και παράνομης πρόσβασης σε αυτά, χρήσης,
τροποποίησης ή αποκάλυψής τους.
Τα προσωπικά δεδομένα αποθηκεύονται σε ασφαλείς υποδομές εντός του Ευρωπαϊκού
Οικονομικού Χώρου (ΕΟΧ) ή/και σε συνεργαζόμενους παρόχους υπηρεσιών cloud, οι οποίοι
παρέχουν κατάλληλες εγγυήσεις ασφάλειας και συμμόρφωσης με την ισχύουσα νομοθεσία.
10. Αποδέκτες των Προσωπικών Δεδομένων
Τα προσωπικά δεδομένα ενδέχεται, κατά περίπτωση, να κοινοποιηθούν:
● στην «Ύπατη Αρμοστεία του ΟΗΕ για τους Πρόσφυγες» (“United Nations High
Commissioner for Refugees – UNHCR”), στο πλαίσιο της υλοποίησης,
παρακολούθησης και συντονισμού προγραμμάτων και δράσεων
● στην «METAdrasi – Action for Migration & Development», μη κυβερνητική
οργάνωση (ΜΚΟ), αποκλειστικά για σκοπούς επαλήθευσης επιλεξιμότητας,
συμπεριλαμβανομένης της διασταύρωσης συμμετοχής σε άλλα προγράμματα
● στην «Specialty Coffee Association» (“SCA”), για σκοπούς πιστοποίησης
● σε τρίτα νομικά πρόσωπα που συνεργάζονται με την Ένωση, αποκλειστικά κατόπιν
συγκατάθεσης
● σε εξειδικευμένους τρίτους φορείς που ενεργούν ως εκτελούντες την επεξεργασία
ή, κατά περίπτωση, ως ανεξάρτητοι υπεύθυνοι επεξεργασίας, και συνεργάζονται με
την Ένωση ή/και με χρηματοδότες ή εταίρους της για σκοπούς αξιολόγησης,
μέτρησης κοινωνικού αποτυπώματος ή αναφοράς αποτελεσμάτων (π.χ. SROI),
εφόσον αυτό είναι απολύτως αναγκαίο και σύμφωνα με την ισχύουσα νομοθεσία
● σε παρόχους υπηρεσιών (π.χ. υπηρεσίες cloud και διατήρησης δεδομένων)
Οι ανωτέρω αποδέκτες ενεργούν είτε ως υπεύθυνοι επεξεργασίας, είτε ως εκτελούντες την
επεξεργασία, ανάλογα με την περίπτωση, και επεξεργάζονται τα δεδομένα σύμφωνα με την
ισχύουσα νομοθεσία προστασίας δεδομένων.
Η Ένωση ενδέχεται να συνεργάζεται με χρηματοδότες ή εταίρους προγραμμάτων, οι οποίοι,
κατά κανόνα, δεν αποκτούν πρόσβαση σε προσωπικά δεδομένα, τα οποία διαβιβάζονται
μόνο κατ’ εξαίρεση και εφόσον είναι απολύτως αναγκαίογια την υλοποίηση, αξιολόγηση ή
αναφορά των σχετικών προγραμμάτων και σύμφωνα με την ισχύουσα νομοθεσία.
11. Διαβίβαση Προσωπικών Δεδομένων εκτός Ευρωπαϊκού Οικονομικού Χώρου (ΕΟΧ)
Σε περίπτωση διαβίβασης δεδομένων εκτός Ευρωπαϊκού Οικονομικού Χώρου (ΕΟΧ), η
Ένωση διασφαλίζει την εφαρμογή κατάλληλων εγγυήσεων, όπως Τυποποιημένες
Συμβατικές Ρήτρες(SCCs).
12. Χρόνος διατήρησης
Προσωπικών Δεδομένων
Τα προσωπικά δεδομένα διατηρούνται για χρονικό διάστημα ανάλογο με τον σκοπό
επεξεργασίας και, συγκεκριμένα, ως εξής:
• για τα μέλη της Ένωσης: για όσο χρόνο διαρκεί η ιδιότητα μέλους και για εύλογο
χρονικό διάστημα μετά τη λήξη της, για σκοπούς τήρησης αρχείων και
συμμόρφωσης με νομικές υποχρεώσεις
• για τους αιτούντες τη συμμετοχή σε προγράμματα ή δράσεις της Ένωσηςαλλά μη
επιλεγέντες σε αυτά: έως έξι (6) μήνες από την ολοκλήρωση της διαδικασίας
αξιολόγησης
• για τους συμμετέχοντες σε προγράμματα ή δράσεις της Ένωσης: καθ’ όλη τη
διάρκεια της συμμετοχής σε αυτά και για εύλογο χρονικό διάστημα μετά τη λήξη
τους, σύμφωνα με τις εκάστοτε οργανωτικές, συμβατικές και νομικές υποχρεώσεις
της Ένωσης, συμπεριλαμβανομένων υποχρεώσεων αξιολόγησης, αναφοράς και
λογοδοσίας έναντι συνεργαζόμενων φορέων ή χρηματοδοτών
• για όσο χρονικό διάστημα απαιτείται από την ισχύουσανομοθεσία
Μετά την παρέλευση των ανωτέρω χρονικών περιόδων, τα προσωπικά δεδομένα
διαγράφονται ή ανωνυμοποιούνται, προκειμένου να καθίσταται αδύνατη η ταυτοποίηση
του υποκειμένου από αυτά, εκτός εάν απαιτείται η περαιτέρω διατήρησή τους από τονόμο.
13. Δικαιώματα υποκειμένων των Προσωπικών Δεδομένων
Τα υποκείμενα των προσωπικών δεδομένων έχουν το δικαίωμα:
● πρόσβασης στα προσωπικά δεδομένα που υποβάλλονται σε επεξεργασία και
λήψης αντιγράφου αυτών
● διόρθωσης, σε περίπτωση ανακρίβειας
● διαγραφής, υπό τις προϋποθέσεις του νόμου
● περιορισμού της επεξεργασίας, υπό τις προϋποθέσεις του νόμου
● εναντίωσης σε κάποια μορφή επεξεργασίας των προσωπικών δεδομένων από την
Ένωση
● φορητότητας δεδομένων,εφόσον έχουν παρασχεθεί από το ίδιο το υποκείμενοκαι
υποβάλλονται σε επεξεργασία η οποία βασίζεται στη συγκατάθεση ή σε σύμβαση
και διενεργείται με αυτοματοποιημένα μέσα
● ανάκλησης της συγκατάθεσης, εφόσον η συγκατάθεση αποτελεί τη νομική βάση της
επεξεργασίας των προσωπικών δεδομένων
14. Άσκηση δικαιωμάτων
Η άσκηση των δικαιωμάτων πραγματοποιείται μέσω επικοινωνίας με την Ένωση στο email
που αναφέρεται ανωτέρω.
Σε περίπτωση άσκησης ενός ή περισσότερων εκ των ως άνω αναφερομένων δικαιωμάτων, η
Ένωση λαμβάνει κάθε δυνατό μέτρο για την ικανοποίηση του αιτήματος, εντός εύλογης
προθεσμίας, αλλά το αργότερο εντός ενός (1) μηνός από την υποβολή του αιτήματος και
την ταυτοποίησή του. Η εν λόγω προθεσμία μπορεί να παραταθεί κατά δύο (2) ακόμη
μήνες, εφόσον το αίτημα είναι πολύπλοκο ή υπάρχει μεγάλος αριθμός αιτημάτων. Η Ένωση
ενδέχεται να διατηρεί κατά περίπτωση τα ελάχιστα αναγκαία Προσωπικά Δεδομένα, για τη
διασφάλιση των έννομων συμφερόντων της.
15. Υποβολή καταγγελίας
Το υποκείμενο των προσωπικών δεδομένων δικαιούται να υποβάλει καταγγελία στην Αρχή
Προστασίας Δεδομένων Προσωπικού Χαρακτήρα, η οποία εδρεύει στην Κηφισίας 1-3, Τ.Κ.
115 23, Αθήνα, τηλ. 210 6475600, και είναι διαθέσιμη στον ιστότοπο: https://www.dpa.gr/.
16. Τροποποιήσεις πολιτικής
Η Ένωση δύναται να τροποποιεί την παρούσα πολιτική.Η εκάστοτε ισχύουσα έκδοση αναρτάται στον ιστότοπο της Ένωσης.